Tanggal 30 November 2014 lalu gelaran akbar bagi komunitas wirausaha TDA Batam baru saja selesai. Sebuah ajang yang cukup menguras tenaga dan pikiran hampir 3 bulan bagi pengurus TDA Batam dan Panitia Pesta Wirausaha Batam yang ke-2 ini.
Bila kembali menilik ke bulan September 2014 lalu, saat itu ada rasa tidak percaya diri TDA Batam bisa menyelenggarakan Pesta Wirausaha terpanjang dalam sejarah komunitas TDA. Ya, Pesta Wirausaha Batam selama 7 hari (24 – 30 November 2014) belum ada TDA wilayah lain, bahkan TDA Pusat belum pernah menyelenggarakan Pesta Wirausaha sepanjang itu.
Belum lagi Pesta Wirausaha 2014 ini, TDA Batam ingin menyelenggarakannya di mall yang termasuk jajaran mall terpadat trafficnya di Batam, tentunya biaya sewanya sangat tinggi. Padahal TDA Batam tidak memiliki dana satu rupiah pun untuk modal menyelenggarakan acara akbar ini. Tetapi pengurus TDA Batam sudah menetapkan bahwa Pesta Wirausaha Batam akan dilaksanakan akhir November atau awal Desember selama 7 hari.
Perjuangan pun dimulai pada bulan September 2014:
Langkah Pertama: Membentuk Tim yang solid
Langkah awal adalah membentuk panitia yang akan mengeksekusi gelaran Pesta Wirausaha Batam (PW Batam). Pembentukan panitia ini adalah kunci keberhasilan Pesta Wirausaha Batam. Masing-masing anggota panitia sudah meniatkan dirinya untuk menjalankan tugasnya dengan ikhlas untuk berbagi, bersama menebar rahmat.
Langkah kedua: Menentukan lokasi Pesta Wirausaha
Yang menjadi nominator lokasi Pesta Wirausaha Batam adalah Nagoya Hill, Mega Mall dan BCS Mall yang merupakan 3 mall dengan traffic pengunjung paling tinggi di Batam. Dari ke-3 mall tersebut, Nagoya Hill dan Mega Mall memberikan harga sewa yang sangat tinggi hampir 100 juta rupiah untuk 7 hari, selain itu pada tanggal yang ditentukan sudah dipesan untuk acara lain.
Akhirnya tinggal BCS Mall yang masih available untuk tanggal 24 – 30 November dengan harga sewa yang ditawarkan 70 juta. Sebuah angka yang fantastis bagi TDA Batam yang tidak memiliki modal sama sekali. Tetapi Irfantony, owner Batam Dinar yang juga Ketua TDA Batam dan Denny Krisdinovha, owner SimpleProject, Ketua Panitia PW Batam terus berusaha melobi pengelola BCS Mall untuk menurunkan harga sewa. Dan benar “Take Action Miracle Happen” akhirnya BCS Mall memberi harga sewa khusus, turun hampir 30% dari harga awal.
Efeknya adalah panitia bisa menjual stand dengan harga yang jauh lebih murah ke para tenant. Dan tentunya memudahkan untuk menarik tenant untuk ikut ekspo. Dan hebatnya lagi TDA Batam mendapatkan ruang serbaguna di BCS Mall untuk ruang seminar pada tanggal 30 November tanpa biaya sewa alias free of charge alias GRATIS.
Kuncinya adalah TDA Batam menawarkan sebuah kesepakatan kepada BCS Mall untuk bekerja sama di waktu yang akan datang. Dan tentunya kesepakatan itu saling menguntungkan kedua belah pihak, karena Pesta Wirausaha Batam akan dijadikan sebagai ajang tahunan dengan daya tarik yang sangat besar.
Problemnya pada saat itu BCS Mall minta DP 5 juta sebagai tanda jadi, tapi saat itu panitia tidak memiliki dana satu rupiahpun. Akhirnya Bimo Direktur Edukasi dan Keanggotaan TDA menalangi biaya DP BCS Mall. Masalah pertama selesai.
Langkah Ketiga: Melakukan koordinasi secara reguler dan teratur
Koordinasi merupakan kegiatan yang paling penting dan vital dalam masa persiapan PW Batam. Rapat koordinasi dilakukan setiap seminggu sekali pada hari Selasa. Dan hari Jum’at bila ada kondisi penting yang harus diselesaikan. Dalam rapat ini panitia mendata semua action item yang harus dikerjakan, person incharge dan target waktu penyelesaiannya. Action item itu direview setiap rapat secara ketat, sehingga semua terfollow up dengan baik dan tuntas.
Action item yang sangat penting adalah:
1. Menentukan daftar calon sponsor yang menjadi target sebanyak-banyaknya dan menentukan anggota panitia yang bertanggung jawab untuk menghubungi dan melobi calon sponsor tersebut.
2. Menentukan daftar calon tenant ekspo yang menjadi target sebanyak-banyaknya dan menentukan anggota panitia yang bertanggung jawab untuk menghubungi dan melobi calon tenant tersebut.
3. Menyusun susunan acara untuk meramaikan ekspo dengan kegiatan lomba stand up comedy bekerjasama dengan Komunitas Stand up Comedy Indo Batam. Kegiatan dan lomba fashion show bekerjasama dengan STEP Model Agency. Semua kegiatan ini tidak memerlukan biaya, TDA Batam hanya menyediakan panggung, arrangement acara mereka yang menangani.
4. Menentukan strategi promosi. Untuk promosi semua biaya ditanggung oleh sponsor. Untuk iklan dan liputan di koran bekerjasama dengan Koran Sindo sebagai media partner. Iklan di radio oleh RRI Batam juga sebagai media partner, dan talkshow di Radio KEI FM Batam. Iklan Baliho Billboard di 2 titik strategis Kota Batam dibiayai oleh Pemko Batam dan Sponsor. Brosur dibiayai oleh sponsor dengan mencantum sponsor di media brosur.
5. Tiket pesawat pembicara ditanggung oleh Citilink sebagai flight sponsor dan ke depan bisa menjadi sponsor utama kegiatan TDA Batam.
6. Akomodasi pembicara ditanggung oleh hotel sebagai sponsor.
Langkah Keempat: Meminta dukungan pemerintah Kota Batam
Agar acara PW Batam mendapat prestise dan kepercayaan dari para calon tenants dan sponsor maka panitia berusaha menjalin komunikasi dan bersilaturahmi dengan Kepala Dinas Pariwisata Kota Batam. Dan PW Batam mendapatkan support dan rekomendasi dari Pemko Batam melalui Dinas Pariwisata, sehingga mempermudah gerak panitia dalam mencari sponsor dan tenant expo karena telah memegang surat rekomendasi dari Dinas Pariwisata.
Dan puncaknya Wakil Walikota Batam berkenan meresmikan acara Pesta Wirausaha Batam, dan berjanji akan selalu mendukung TDA Batam dengan semua kegiatan kewirausahaannya.
Peresmian Pesta Wirausaha Batam oleh Wakil Walikota Batam
Langkah Kelima: Melakukan Penagihan kepada Sponsor dan Tenant
Ini adalah fase paling krusial karena seringkali sponsor dan tenant melakukan pembayaran menjelang hari H acara. Padahal panitia memerlukan uang kas untuk melakukan pelunasan sewa tempat di BCS Mall sepuluh hari sebelum hari H atau tanggal 14 November. Serta untuk melakukan pembayaran sewa partisi ekspo.
Pada tanggal 14 November saat harus pelunasan sewa tempat di BC Mall ternyata sebagian besar tenant baru membayar DP saja, sehingga negosiasi dan lobi kembali dilakukan dengan pihak BCS Mall. Panitia akhirnya bisa mendapatkan kelonggaran waktu dengan membayar 20 juta dahulu dan sisa pelunasannya 1 hari sebelum hari H.Sedangkan untuk sewa partisi yang harusnya dilunasi didepan, Panitia bisa negosiasi dengan hanya membayar DP kemudian pelunasan pada hari H PW Batam.
Langkah Keenam: Membuat Ekspo meriah dan ramai pengunjung
Ramainya pengunjung ke ekspo PW Batam adalah harapan utama dari tenant dan sponsor. Oleh karenanya panitia membuat jadwal yang sistematis dari jam ke jam di setiap harinya selama 7 hari.
Ramai atau tidaknya ekspo akan sangat tergantung dari semenarik apa acara di panggung ekspo. Untuk itu panitia membuat acara yang menarik sehingga pengunjung mall mau mengunjung stand-stand ekspo yang berjumlah 24 stand. Acara-acara di panggung yang meriah dan sukses menarik pengunjung diantaranya adalah:
1. Demo dan belajar membatik tulis, dilakukan setiap hari.
2. Promo dan talkshow oleh tenants expo, dilakukan setiap hari.
3. Lomba Stand up Comedy selama tiga hari
4. Fashion show dengan memamerkan produk-produk tenant oleh para model
5. Lomba fashion show anak
6. Presentasi oleh tenants expo
7. Lelang koleksi uang kuno
8. Dan masih banyak lagi
Langkah Ketujuh: Promosi dan jualan tiket seminar
Seminar Pesta Wirausaha Batam dilakukan pada tanggal 30 November 2014 atau di hari terakhir Pesta Wirausaha Batam. Strategi yang digunakan untuk menjaring peserta seminar adalah dengan melakukan promosi melalui facebook, rekrut reseller terutama dari mahasiswa, talkshow di radio, menyebar brosur pada saat sholat Jumat. Untuk promosi seminar juga disupport oleh Indosat sebagai sponsor yang mempromosikan melalui SMS blast.
Untuk seminar tidak terbebani oleh biaya karena venue disupport pihak BCS Mall, gratis. Sedangkan untuk snack disupport oleh Kek Pisang Villa dan makan siang disupport oleh Ayam Sambel Ijo Sidomulyo yang keduanya merupakan Snack & Lunch Partner PW Batam. Dan Seminar ini di hadiri oleh 130 peserta, target 100 orang bisa terlampaui.
Langkah Kedelapan: Evaluasi dana dan acara
Setelah acara Pesta Wirausaha Batam, dari hasil feedback selama ekspo yang diberikan dalam bentuk formulir, para tenants mengaku puas dengan acara Pesta Wirausaha. Terutama dengan acara yang meriah, omzet yang sesuai harapan dan promosi produk-produk tenants di panggung sangat memuaskan mereka.
Database tenants dan sponsor di Pesta Wirausaha Batam 2014 ini merupakan harta karun yang bisa dibuka lagi pada saat Pesta Wirausaha Batam 2015 nanti. Yang perlu ditingkatkan kualitasnya adalah seminar pesta wirausaha baik dari segi jumlah peserta dan venue nya.
Dan dari segi dana, setelah dilakukan kalkulasi, biaya yang diperlukan adalah sekitar Rp 90 juta lebih sedikit, sedangkan pemasukan seratus juta lebih sedikit. Sebuah prestasi luar biasa, acara besar dengan durasi waktu panjang dan biaya hampir seratus juta bisa terselenggara dengan modal NOL Rupiah. Jadi kesimpulan dari Pesta Wirausaha Batam 2014 adalah SUKSES ACARA, SUKSES DANA dan SUKSES mendapatkan pengalaman menyelenggarakan event besar Pesta Wirausaha Batam.